어제 오후, 거래처에서 급하게 계약서 수정 요청이 들어왔습니다. 문제는 원본이 PDF 파일뿐이었다는 거죠. 예전 같았으면 프린트해서 수정하고 다시 스캔했을 텐데, 이번엔 달랐습니다. 10분 만에 워드로 변환하고 수정까지 완료했거든요. 거래처 담당자가 "벌써 끝났어요?"라며 놀라더군요. 사실 별거 아닙니다.
올바른 방법만 알면 누구나 할 수 있는 일이죠.
오늘은 제가 3년간 문서 작업하며 터득한 PDF 변환 노하우를 공유하려 합니다.
이 글을 다 읽고 나면, PDF 때문에 야근하는 일은 없을 겁니다.
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PDF 편집이 막막했던 신입 시절 이야기
입사 초기, 선배가 던진 PDF 파일 하나가 제 하루를 망쳤던 기억이 있습니다. 50페이지짜리 제안서였는데, 회사명 하나만 바꾸면 되는 간단한 작업이었죠. 하지만 PDF는 수정이 안 되잖아요. 결국 전체를 다시 타이핑했고, 새벽 2시가 되어서야 퇴근했습니다.
나중에 알고 보니 워드에서 PDF를 바로 열 수 있더군요. 그것도 모르고 밤을 새웠다니, 지금 생각해도 억울합니다. 그날 이후로 저는 PDF 변환 방법을 체계적으로 정리하기 시작했고, 이제는 팀 내에서 '문서 변환 전문가'로 통합니다.
문서 변환의 첫 번째 방법: 이미 있는 프로그램 활용하기
가장 간단한 방법부터 시작해 볼까요. 대부분의 사무실 컴퓨터에는 마이크로소프트 워드가 설치되어 있습니다. 이걸로도 충분히 PDF를 편집할 수 있다는 사실, 알고 계셨나요? 워드를 실행하고 파일 메뉴에서 열기를 선택한 다음, 파일 형식을 'PDF 파일'로 바꿔보세요.
그리고 원하는 PDF를 선택하면 "이 PDF를 편집 가능한 Word 문서로 변환합니다"라는 메시지가 뜹니다. 확인을 누르면 끝입니다. 정말 간단하죠? 처음 이 기능을 발견했을 때의 충격이 아직도 생생합니다. 복잡한 표가 들어간 보고서도 거의 완벽하게 변환되더군요.
물론 가끔 글꼴이 바뀌거나 줄 간격이 틀어지는 경우가 있지만, 원본과 90% 이상 일치합니다. 특히 텍스트 위주의 문서라면 거의 손대수 필요가 없을 정도예요. 구글 독스도 훌륭한 대안입니다. 구글 드라이브에 PDF를 업로드하고, 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해서 "Google 문서로 열기"를 선택하면 됩니다.
집에서 개인 노트북으로 작업할 때 자주 사용하는 방법인데, 무료인 데다 여러 사람이 동시에 편집할 수 있어서 협업할 때 특히 유용합니다.
마이크로소프트 워드로 완벽하게 변환하기
워드의 PDF 변환 기능을 제대로 활용하려면 몇 가지 팁이 있습니다. 먼저 원본 PDF에 사용된 폰트를 미리 설치해 두는 게 좋습니다. 예를 들어 나눔 고딕으로 작성된 PDF인데 컴퓨터에 해당 폰트가 없으면, 워드가 임의로 다른 폰트로 대체해 버립니다. 그러면 문서 전체의 레이아웃이 틀어질 수 있거든요.
표가 많은 문서를 변환할 때는 특히 주의가 필요합니다. 셀이 병합된 복잡한 표는 변환 후 모양이 달라질 수 있어요. 이럴 때는 변환 후 표를 선택하고 "표 도구" 탭에서 "자동 맞춤"을 클릭해 보세요. 대부분 원래 모양대로 정리됩니다. 머리말과 바닥글도 체크 포인트입니다.
PDF의 페이지 번호나 회사 로고 같은 요소들이 본문으로 섞여 들어가는 경우가 있거든요. 변환 직후 "보기" 메뉴에서 "머리말/바닥글"을 확인하고, 필요하면 다시 설정해 주면 됩니다.
구글 문서 도구의 숨겨진 장점
구글 독스의 PDF 변환 기능은 무료라는 점 외에도 여러 장점이 있습니다. 우선 인터넷만 연결되어 있으면 어디서든 작업할 수 있죠. 출장 중 호텔에서, 카페에서, 심지어 스마트폰으로도 가능합니다. 실제로 지난달 출장 중에 이 기능 덕분에 위기를 모면한 적이 있습니다.
공항에서 대기 중인데 본사에서 급하게 제안서 수정 요청이 왔거든요. 노트북도 없고 PDF 파일 뿐인 상황이었는데, 스마트폰으로 구글 드라이브에 접속해서 바로 수정할 수 있었습니다. 구글 독스의 또 다른 장점은 버전 관리입니다. 수정할 때마다 자동으로 저장되고, 이전 버전으로 언제든 되돌릴 수 있어요.
실수로 잘못 수정했더라도 걱정할 필요가 없죠. "파일" 메뉴에서 "버전 기록"을 클릭하면 모든 수정 내역을 확인할 수 있습니다.
어도비 아크로뱃으로 정확한 변환 달성하기
복잡한 레이아웃의 문서나 디자인 요소가 많은 PDF라면 어도비 아크로뱃이 답입니다. 유료 프로그램이지만 변환 품질은 타의 추종을 불허합니다. 특히 기업에서 공식 문서를 다룰 때는 이만한 도구가 없죠. 아크로뱃의 "PDF 내보내기" 기능을 사용하면 표, 이미지, 각주, 하이퍼링크까지 거의 완벽하게 워드로 옮겨집니다.
심지어 복잡한 수식이나 차트도 깨지지 않고 변환됩니다. 제가 회계 보고서나 기술 문서를 변환할 때 주로 사용하는 방법입니다. 스캔된 PDF도 문제없습니다. OCR(광학 문자 인식) 기능이 내장되어 있어서, 종이 문서를 스캔한 이미지 PDF도 편집 가능한 텍스트로 변환해 줍니다.
예전에 20년 된 계약서를 디지털화하는 프로젝트를 진행했는데, 아크로뱃 덕분에 수백 페이지를 일일이 타이핑하지 않아도 됐습니다.
온라인 변환기 활용법과 주의사항
프로그램 설치가 어렵거나 일회성 작업이라면 온라인 변환 서비스를 이용하는 것도 좋습니다. 브라우저에서 바로 변환할 수 있어 편리하죠. 다만 몇 가지 주의할 점이 있습니다.
첫째, 보안입니다. 민감한 정보가 담긴 문서는 온라인에 업로드하지 않는 게 좋습니다. 회사 기밀문서나 개인정보가 포함된 파일은 반드시 로컬 프로그램을 사용하세요. 저도 한 번 실수로 고객 정보가 담긴 파일을 온라인 변환기에 올렸다가 보안팀에게 혼난 적이 있습니다.
둘째, 파일 크기 제한입니다. 대부분의 무료 서비스는 파일 크기를 제한합니다. 보통 10-25MB 정도인데, 이미지가 많은 PDF는 쉽게 이 한계를 넘어섭니다. 이럴 때는 PDF를 분할해서 변환하거나 유료 서비스를 이용해야 합니다.
셋째, 광고와 워터마크입니다. 무료 서비스 중에는 변환된 문서에 워터마크를 삽입하거나 광고 페이지를 추가하는 경우가 있습니다. 중요한 문서라면 변환 결과를 꼼꼼히 확인하세요.
OCR 기술로 스캔 문서도 편집 가능하게
스캔한 PDF를 변환할 때는 OCR이 핵심입니다. 종이 문서를 스캔하면 이미지 파일이 되는데, 이걸 다시 편집 가능한 텍스트로 바꿔주는 기술이죠. 성공적인 OCR 변환을 위해서는 스캔 품질이 중요합니다. 최소 300 dpi 이상으로 스캔하고, 문서가 기울어지지 않도록 주의하세요. 흐릿하거나 구겨진 원본은 인식률이 떨어집니다.
저는 중요한 문서는 600 dpi로 스캔해서 보관합니다. 한글 문서의 경우 OCR 언어 설정을 '한국어'로 바꿔야 합니다. 영어로 설정되어 있으면 한글이 이상한 기호로 변환되거든요. 한영 혼용 문서라면 '한국어+영어'로 설정하는 게 좋습니다. OCR 후에는 반드시 교정 작업이 필요합니다.
아무리 좋은 OCR 프로그램도 100% 정확하진 않거든요. 특히 숫자나 특수문자는 오인식되기 쉬우니 꼼꼼히 확인하세요. 저는 금액이나 날짜 같은 중요한 정보는 형광펜으로 표시해 두고 별도로 체크합니다.
업무자동화를 위한 대량 변환 팁
매일 수십 개의 PDF를 변환해야 한다면 자동화를 고려해 보세요. 어도비 아크로뱃 프로의 '일괄 처리' 기능을 사용하면 폴더 안의 모든 PDF를 한 번에 변환할 수 있습니다. 파워셸이나 파이썬 같은 스크립트를 활용하는 방법도 있습니다.
저는 매주 받는 거래처 보고서들을 자동으로 변환하는 스크립트를 만들어 사용하고 있습니다. 폴더에 PDF를 넣기만 하면 자동으로 워드 파일로 변환되고, 날짜별로 정리까지 되죠. 변환 후 파일명 규칙도 중요합니다. 저는 '원본파일명_converted_날짜. docx' 형식을 사용합니다.
이렇게 하면 나중에 원본을 찾기도 쉽고, 언제 변환했는지도 바로 알 수 있거든요. 3년 전 그 밤샘 작업을 생각하면 지금도 웃음이 나옵니다. PDF 하나 때문에 그렇게 고생할 필요가 없었는데 말이죠. 이제는 팀 막내가 PDF 변환 때문에 고민할 때면 제가 먼저 다가가 도와줍니다. "이거 10분이면 끝나는데 왜 그렇게 고민해?" 하면서요.
오늘 소개한 방법들을 잘 활용하면 여러분도 PDF 변환 전문가가 될 수 있습니다. 상황에 맞는 도구를 선택하고, 몇 가지 주의사항만 기억한다면 문서 작업 효율이 크게 향상될 겁니다. 더 이상 PDF 때문에 야근하지 마세요. 그 시간에 커피 한 잔 마시며 여유를 즐기는 게 어떨까요?